SI (Shipping instruction) hay còn gọi là hướng dẫn làm hàng, đây là một tài liệu, chứng từ được cung cấp bởi shipper tới hãng tàu, công ty giao nhận vận tải forwarder, bao gồm chi tiết thông tin vận chuyển hàng hóa của lô hàng đó. Mục đích của việc cung cấp SI chính xác là để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng hóa. Hãy cùng tìm hiểu thêm về Shipping Instruction nhé:
1.Những thông tin quan trọng cần thể hiện rõ ràng trên SI
- Số booking (Booking number)
- Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
- Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
- Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
- Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
- Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
- Nơi nhận hàng (Final destination)
- Số container (Container number)
- Số seal (Seal number)
- Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
- Mô tả hàng hóa (Cargo description)
- Số lượng hàng hóa (Quantity)
- Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
- Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
- Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
- Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)
+ Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại. Bên phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder.
2.SI để làm gì
Sau khi nhận được thông tin SI, hãng tàu/forwarder sẽ lên bill of lading bản nháp (Draft B/L), gửi cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó. Bản Draft B/L được xác nhận là căn cứ để phát hành B/L gốc sau này.
3.Người yêu cầu SI
SI phải được submit trước thời thời gian SI cut-off trên booking. Nếu gửi sau thời gian này, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L.
Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI cho bạn. Mục đích là để có được bản bill of lading sớm, thêm vào đó khách hàng có thể có thời gian kiểm tra và chỉnh sửa bill kịp thời để tránh phát sinh chi phí.
4.Cách khai báo SI
Có 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:
– Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu:
Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.
Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.
+ Khai báo qua email:
Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.
Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)
Hiện nay, theo như đánh giá khách quan ngành logistics, cách thức SI được submit trên website được cho là thuận tiện, phù hợp và dễ dàng hơn, khi trên thế giới đang hướng tới công nghệ 4.0 thì việc khuyến khích sử dụng qua web để tối giản hóa các bước là điều được đánh giá cao và ưu tiên hàng đầu. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò và vị trí của SI cần thiết trong một lô hàng như thế nào. Thân ái!
