I. Khái Niệm FCL Và LCL Là Gì?
Trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển có 2 hình thức chính là nguyên container (FCL) và lẻ container (LCL). Bạn cần hiểu rõ về khái niệm của 2 hình thức này.
- FCL (Full Container Load) là hàng nguyên container. Đây là hình thức mà người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có đủ khối lượng hàng đồng nhất để chất đầy một hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng thường là một container 20ft hoặc 40ft.
- LCL (Less-than-container Load) là những lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau để ghép đủ một container hàng hóa. Đây là cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác. Do đó, các công ty dịch vụ Logistics sẽ tiến hành gom nhiều lô hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau gọi là gom hàng – consolidation, hàng hóa được gom gọi là hàng consol, người đứng ra thực hiện gom hàng gọi là consolidator.
Tùy vào nhiều vào điều kiện và mục đích của nhà xuất nhập khẩu – bao gồm nguồn cung hàng hóa, quy mô vốn và lượng cầu của người nhận hàng hay đặc điểm của các mặt hàng mà quyết định đến việc lựa chọn sử dụng giữa phương thức vận chuyển FCL và LCL đường biển.
II. Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Của Hàng FCL
Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản, thống nhất về giá và ký kết hợp đồng giao nhận, bên khách hàng sẽ gửi cho nhân viên chứng từ một bộ chứng từ cơ bản gồm: Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading, kèm với đó là các thông tin quan trọng như ngày tàu dự kiến cập cảng, thông tin – số hiệu tàu,…
Lúc này, nhân viên chứng từ sẽ rà soát kiểm tra xem các thông tin giữa các loại chứng từ nêu trên có trùng khớp với nhau hay không, đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều đầy đủ và chính xác. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có sự bất nhất không trùng khớp giữa các thông tin của chứng từ, thì nhân viên chứng từ cần lập tức liên hệ lại với khách hàng điều chỉnh hoặc bổ sung kịp thời.
Bước 2: Lấy Lệnh giao hàng (D/O)
Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) – là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL). Theo đó, D/O do công ty vận chuyển (có thể là hãng tàu/FWD) phát hành dùng để chỉ thị cho đơn vị đang lưu kho giữ hàng tại cảng giao hàng cho người chủ hàng đã được chỉ định.
Thông thường, bạn sẽ nhận được Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) khoảng 1-2 ngày trước ngày dự kiến hàng đến. Để lấy D/O, sau khi tàu cập cảng, nhân viên giao nhân đem theo bộ chứng từ đầy đủ cùng giấy giới thiệu của bên công ty khách hàng, tới hãng tàu để lấy D/O. Nếu là lệnh nối thì có thể bạn phải tới một đại lý giao nhận chỉ định khác.
Lưu ý: Bạn sẽ phải đóng một số loại phí khi lấy lệnh giao hàng như phí làm D/O, phí THC, phí vệ sinh container, Handling, …
Đối với hàng FCL, tùy theo yêu cầu của từng hãng tàu, nhân viên giao nhận cần làm giấy mượn container đồng thời đóng tiền cược container nếu thuộc hình thức hàng giao thẳng, giao nguyên container. Lúc này, trên D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Hoặc nếu là hàng rút ruột thì trên lệnh giao hàng sẽ đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” cùng với ghi chú thời gian hết hạn.
Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng sẽ được hãng tàu đưa cho ký vào 01 bản D/O, và đây là bản mà hãng tàu sẽ giữ lại lưu trữ. Trong trường hợp phát sinh trục trặc, thì bản D/O này giúp họ xác nhận đã hoàn tất nhiệm vụ trao lệnh D/O. Ngoài ra, người giao nhận còn cần phải đối chiếu các thông tin giữa B/L và D/O, trong trường hợp phát hiện sai lệch cần yêu cầu hãng tàu sửa ngay.
Bước 3: Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Bạn có thể thực hiện việc khai báo hải quan online đồng thời với việc lấy lấy lệnh giao hàng D/O. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với trước đây. Bởi trước khi có hình thức khai báo điện tử, bên nhập hàng phải điền tờ khai giấy thủ công, sau đó đem ra hải quan để nhập thông tin. Chưa kể tới việc điền sai phải điền lại rất phiền phức và mất thời gian. Còn hiện nay, nhờ tờ khai điện tử mà mọi việc trở nên rất nhanh chóng, nếu điền sai sẽ có thông báo điều chỉnh ngay.
Hiện nay để khai tờ khai hải quan điện tử, người dùng có thể sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS của cơ quan Hải quan hoặc có thể dùng các phần mềm khác đã đăng ký với cơ quan chức năng và được cấp phép. Khi truyền tờ khai hải quan thành công, thì hệ thống tiếp nhận sẽ thông báo tự động cho bạn các thông tin như: số tiếp nhận, số tờ khai và tình trạng phân luồng hàng hóa (xanh/vàng/đỏ).
Nếu được thông báo luồng xanh, xem như bạn hoàn tất phần khai báo hải quan điện tử, mọi thứ suôn sẻ (trong khi luồng vàng cần bổ sung sửa đổi và kiểm tra bộ chứng từ gốc, còn luồng đỏ bên cạnh kiểm tra chứng từ gốc sẽ phải kiểm hóa trực tiếp). Lúc này, bạn sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập. Bạn in bộ tờ khai này ra và tiến hành liên hệ với khách hàng nộp thuế.
Bước 4: Đăng ký tờ khai tại cảng
Khi khai báo hải quan điện tử thành công và in tờ khai. Việc bạn cần làm tiếp theo là chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để đăng ký tờ khai tại cảng. Cụ thể:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Invoice
- Vận đơn (B/L)
- C/O
- Packing list
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Giấy giới thiệu
- Đăng ký kiểm hóa (trường hợp luồng đỏ)
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ nên trên, nhân viên giao nhận sẽ đem tới hải quan. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra. Nếu không có gì bất thường thì chuyển hồ sơ sang bộ phận tính giá thuế để báo mức thuế cần đóng.
Lưu ý: Trường hợp hàng hóa rơi vào luồng đỏ, thì cần tiến hành kiểm hóa. Lúc này, nhân viên giao nhận cần dựa vào bảng phân công để liên hệ với hải quan kiểm hóa và thực hiện thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa. Khi tới bãi, thì container được cắt seal, dỡ hàng ra kiểm hóa.
Bước 5: Trả tờ khai hải quan
Khi quá trình kiểm tra bộ chứng từ (hoặc kiểm hóa) hoàn tất, bộ chứng từ được đóng dấu, rồi chuyển sang cửa trả tờ khai hải quan. Lúc này, nhân viên giao nhận sẽ mua tem để dán vào tờ khai (tem được xem như là lệ phí hải quan).
Bộ hồ sơ trả về sẽ bao gồm: Tờ khai Hải quan đã đóng dấu, phiếu kết quản kiểm tra chứng từ, nếu là luồng đỏ thì có thêm phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa). Nhân viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra xem đã đủ hồ sơ chưa. Nếu đủ thì tiến hành bước tiếp theo.
Bước 6: Xuất phiếu EIR
Phiếu EIR – phiếu giao nhận container là phiếu xác nhận tình trạng của container. Đây được xem là một trong những loại giấy tờ quan trọng hàng đầu hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Để xuất phiếu EIR thì nhân viên giao nhận cần tới phòng Thương vụ tại cảng để nộp lệnh giao hàng D/O đã có dấu giao thẳng của hãng tàu. Tiếp đó nhân viên giao nhận cần đóng tiền nâng/hạ và lưu container.
Bước 7: Thanh lý hải quan
Nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ hỗ trợ thanh lý hải quan mà giờ đây bạn đã có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc thanh lý cổng. Nhưng hạn chế là hiện tại, thủ tục này mới chỉ được áp dụng cho các tờ khai hải quan được mở ở Hải quan Sài Gòn khu vực I. Còn ở các khu vực khác, vẫn phải tiến hành theo cách truyền thống.
Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, thì nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ gồm Lệnh giao hàng D/O, phiếu EIR, Tờ khai hải quan (gồm cả bản chính và bản photo), cùng danh sách container nộp cho Hải quan. Đơn vị này sẽ lưu thông tin lô hàng vào sổ hải quan, đồng thời đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR, và xác nhận vào tờ danh sách container. Sau đó trả các hồ sơ này lại cho nhân viên giao nhận.
Bước 8: Vào cảng lấy hàng
Lúc này quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) về cơ bản là hoàn tất. Bây giờ nhân viên giao nhận chỉ cần đưa phiếu EIR, danh sách container, cùng giấy mượn container cho tài xế container của mình, và lái xe chạy vào cảng hoặc ICD để nhận hàng.
Bước 9: Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cược
Sau khi hoàn tất việc rút hàng, dựa trên chỉ định ghi trên giấy mượn container, tài xế sẽ mang trả container rỗng về lại cho cảng hoặc ICD. Tiếp đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu EIR, giấy cược container cùng phiếu thu tới đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại tiền cược container đã đóng trước đó.
Bước 10: Quyết toán và lưu hồ sơ
Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container là hoàn thiện hồ sơ. Tức sau khi hoàn tất thông quan nhập hàng và hàng đã được chuyển cho khách, thì nhân viên chứng từ sẽ có trách nhiệm kiểm tra và sắp xếp đầy đủ, cẩn thận các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh. Một bộ sẽ trao trả lại cho khách hàng, và một bộ sẽ đưa vào lưu trữ. Cùng với đó sẽ gửi cho khách hàng một bản Debit Note (Giấy báo nợ).
III. Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Của Hàng LCL
Thông thường khi nhập hàng lẻ (LCL), doanh nghiệp đều thuê FWD và hỗ trợ thêm những chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng, nên quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển với hàng LCL, doanh nghiệp sẽ tự nhập hoặc thuê FWD:
Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng
Thông tin cần lấy gồm: giấy chứng nhận xuất xứ CO, CQ, xin mẫu Catalog hàng hóa để tiến hành làm hồ sơ nhập khẩu hàng hóa, tùy thuộc và loại hàng hóa nhập khẩu thuộc diện hàng xin nhiều giấy phép nhập khẩu hay không mà bộ phận chứng từ phải thực hiện các công việc khác nhau, căn cứ trên hợp đồng ngoại thường về các điều khoản thanh toán, bảo hành và thời gian nhận hàng sau đó thuê dịch vụ FWD vì nếu doanh nghiệp tự làm phí phát sinh sẽ cao hơn thuê dịch vụ từ FWD, hơn nữa các công ty dịch vụ có kinh nghiệm xử lý nhanh vấn đề phát sinh nên bạn sẽ yên tâm hơn.
Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với đại lý bên nước nhập hàng cung cấp thông tin hàng hóa, người liên hệ nhận hàng, hãng tàu để thống nhất thời gian và địa chỉ giao nhận hàng, đóng hàng để gửi về nước nhập khẩu cho công ty FWD là người đại diện của công ty nhập tại Việt Nam.
Bước 2: Hoàn thiện chứng từ và những thông tin cần thiết
Sau khi hàng được trở về kho đại lý của công ty FWD tại nước ngoại sẽ kiểm tra lại thông tin hàng hóa, kích thước, trọng lượng các tiêu chuẩn nhưng NCC và doanh nghiệp tại Việt Nam yêu cầu để tiến hành làm Bill dựa trên Packing list, invoice. Đại lý đồng thời phải xin thêm các chứng từ gốc như C/O, C/Q gửi kèm theo hàng cho công ty FWD hoặc gửi trước tuy theo yêu cầu và từng trường hợp. Thông thường doanh nghiệp sẽ tự làm invoice, packing list, hợp đồng trước khi chuyển cho FWD. Sau khi đủ thông tin hàng hóa hàng sẽ được thông quan tại cửa khẩu bên bán và được xuất hàng lên tàu về nước nhập hàng.
Bước 3: Doanh nghiệp xác nhận lại thông tin, thực hiện làm khai báo Manifest
Đại lý của FWD bên nước cần nhập hàng sẽ gửi Bill gốc về cho công ty FWD tại nước nhập khẩu và yêu cầu thực hiện khai báo Manifest lên hệ thống hải quan theo mẫu có sẵn. Mặc dù đi hàng lẻ nhưng FWD vẫn phải khai đầy đủ số Container, số chì (Seal) và số kiện hàng được đóng tại đó cung cấp cho hãng tàu nhận diện và báo về tình trạng hàng hóa vận chuyển trên tàu.
Bước 4: FWD nhận lệnh thông báo tàu đến, lấy D/O
Khi hàng được nhập về kho CFS của đại lý của nước nhập thì FWD sẽ được đại lý nhập hàng gửi thông báo hàng đến giấy báo hàng đến, mail, điện thoại, fax,… Nhân viên phải lấy D/O về làm hồ sơ khi đi lấy cần xuất trình các chứng từ sau:
- B/L ( Master Bill do hãng tàu cấp)
- Giấy giới thiệu kèm theo tiền cước phí local Charge tại Việt Nam
Bước 5: Làm thủ thục thông quan hàng hóa nhập khẩu
Hàng về Việt Nam vẫn phải tiến hành kiểm tra và làm thông quan truyền tờ khai. Sau khi nhận được kết quả phân luồng, FWD báo cho khách hàng đóng thuế nhập khẩu, thuế GTGT để thông quan nhập hàng về.
Bộ hồ sơ cần để làm thông quan hàng hóa gồm có:
- Tờ khai nhận kết quả phân luồng tin học văn phòng cơ bản
- HBL (house Bill ) và MBL ( Master Bill)
- Công văn đề nghị giao hàng
- Giấy giới thiệu nhận hàng của công ty nhập khẩu
- Invioce, Packing list, D/O, C/O, C/Q chứng từ khác nếu có,…
Dựa trên kết quả phân luồng để xử lý nếu luồng xanh hàng hóa được thông quan,luồng vàng đưa chứng từ để hải quan kiểm tra, luồng đỏ kiểm hóa và kiểm tra giấy tờ. Sau khi kiểm tra xong hàng hóa sẽ tiến hành giải phóng hàng lên hệ thống, đóng mộc lên tờ mã vạch cho FWD.
Bước 6: FWD lấy hàng ra kho CFS giao hàng về cho khách
Hàng hóa được đóng dấu thông quan, nhân viên hiện trường của FWD sẽ cầm phiếu xuất kho có kèm mã vạch xuống kho nhận hàng. Sau khi lấy hàng xong sẽ thông báo cho doanh nghiệp nhập chuẩn bị kho bãi để nhận hàng.
Bước 7: Giao hàng cho khách thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng
Sau khi giao hàng xong và có biên bản giao hàng (nếu có), kế toán công nợ tiến hành lên Debit note (Giấy báo nợ) và xuất hóa đơn gửi cho khách hàng dựa trên hợp đồng hoặc thỏa thuận từ trước.
Để làm hàng xuất sea nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) bạn đọc cần biết thêm những kiến thức khác. Cần biết về cách thức đọc thông số container, quy cách đóng hàng và chì kẹp container đây là những kiến thức rất cần thiết.
Như vậy, trong bài viết này, chúng tôi đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển với hàng FCL và LCL”.
