Bước 1: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Giống như nhập khẩu, đối với xuất khẩu bước này cũng cực kỳ quan trọng. Hàng hóa xuất khẩu cũng chịu sự quản lý của nhà nước, do đó bạn cần kiểm tra lại xem:
- Hàng hóa của bạn có thuộc danh mục hàng cấm xuất khẩu hay không: đương nhiên, với những loại hàng hóa này, bạn không được phép xuất khẩu ra ngoài.
- Hàng của bạn có thuộc danh mục hàng xuất khẩu có điều kiện hay phải xin giấy phép hay không: với những mặt hàng này, thủ tục xin khá phức tạp và mất nhiều thời gian, do đó, tùy thuộc vào năng lực của mình, bạn cần phải tự cân nhắc có nên xuất khẩu những mặt hàng này không.
- Hàng phải kiểm tra chuyên ngành: quy định hàng nào phải kiểm tra chuyên ngành là phụ thuộc vào quy định của từng bộ ngành, do đó, bạn cần kiểm tra thật kỹ trước khi xuất khẩu nhé!
Bước 2: Lựa chọn thị trường xuất khẩu và đối tác
Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, việc lựa chọn thị trường xuất khẩu đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định thành bại trong kinh doanh.
Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài, bạn cần tập trung vào một số vấn đề như: dung lượng thị trường, nhu cầu về sản phẩm, điều kiện về chính trị, kinh tế, xã hội, luật pháp, …Đối với các đối tác bạn cần quan tâm đến hình thức tổ chức của đối tác, khả năng tài chính, uy tín của đối tác, lĩnh vực ngành nghề kinh doanh và thiện chí của họ, …
Sau khi đánh giá các yếu tố trên, bạn sẽ quyết định được thị trường và đối tác nhập khẩu hàng của bạn.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Hiện nay, thực tế các bên trong mua bán quốc tế thường ở các quốc gia khác nhau nên việc đàm phán thông qua gặp gỡ trực tiếp là rất khó khăn. Hình thức đàm phán phổ biến hiện nay là thông qua thư từ điện tín hoặc điện thoại. Quá trình đàm phán sẽ càng thuận lợi cho bạn nếu như trước đó bạn đã chuẩn bị kỹ càng các chiến lược và chiến thuật đàm phán thương mại. Sau khi hai bên đã thương lượng xong, hợp đồng ngoại thương sẽ được ký kết. Đây là một trong những chứng từ rất quan trọng trong thương mại quốc tế.
Bước 4: Xin giấy phép xuất khẩu
Như mình đã đề cập ở trên, sẽ có một số mặt hàng thuộc danh mục xuất khẩu có điều kiện, do dó trước khi xuất khẩu đi nước ngoài, bạn phải xin giấy phép từ các bộ, ban, ngành có liên quan. Quy trình, thủ tục, giấy tờ và hồ sơ sẽ được quy định cụ thể trong thông tư hướng dẫn của các bộ, các bạn có thể tra cứu trên Internet.
Bước 5: Thuê tàu và lấy cont rỗng
Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms (Xem ngay: Incoterms mới nhất) mà các bạn đã thỏa thuận trong hợp đồng, nếu là nhóm C, D, người xuất khẩu sẽ là người đi thuê tàu, các nhóm còn lại, người nhập khẩu sẽ đi thuê tàu. Thông thường, để việc thuê tàu đạt hiệu quả và tối ưu nhất, các nhà xuất khẩu hiện nay thường đi qua một bên Forwarder, nhờ họ book và làm thủ tục Hải quan.
Nếu bạn là người thuê tàu, sau khi booking, bạn sẽ ra cảng để đổi lấy booking confirmation. Việc này giúp hãng tàu xác nhận được là bạn đã đồng ý lấy container và seal. Nếu người nhập khẩu là người đi thuê tàu, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking.
Bước 6: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Từ thông tin trên booking, bạn sẽ kéo cont rỗng về kho của bạn để đóng hàng. Trong quá trình đóng gói, bạn phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng (shipping mark). Các thông tin thường bao gồm: tên hàng, tên và địa chỉ công ty xuất khẩu, tên và địa chỉ công ty nhập khẩu, xuất xứ, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…), …
Bước 7: Làm thủ tục Hải quan
Truyền tờ khai Hải quan
Như mình đã viết ở trên, việc truyền tờ khai của hàng xuất cũng tương tự như hàng nhập. Nếu bạn tự làm hết thì nhớ hỏi kinh nghiệm của các anh chị đi trước để tránh mắc phải những sai sót không đáng có nhé. Còn nếu như bạn làm thông qua một Forwarder thì việc này khá đơn giản vì bên này sẽ làm hết cho bạn.
Làm thủ tục xuất khẩu tại các chi cục Hải quan
Sau khi truyền tờ khai Hải quan, hệ thống sẽ cho ra luồng của tờ khai. Tùy thuộc vào luồng khác nhau mà thủ tục cũng có đôi chút khác nhau
Tờ khai luồng xanh
Đối với luồng này, tờ khai của bạn sẽ được thông quan luôn mà không cần kiểm tra hồ sơ hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Bạn chỉ cần đến Hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
- Phơi hạ hàng
- Mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
- Phí cơ hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng)
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu.
Tờ khai luồng vàng
Đối với tờ khai luồng vàng thì Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn. Tương tự như hàng nhập, nếu Hải quan thấy có sự sai khác hoặc thiếu sót, họ sẽ yêu cầu bổ sung hoặc giải trình. Nếu bổ sung đầy đủ, tờ khai của bạn sẽ được thông quan. Nếu không giải trình được, rất có thể tờ khai của bạn sẽ bị bẻ sang luồng đỏ.
Tờ khai luồng đỏ
Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ. Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công. Nếu có nhiều lỗi sai nặng, bạn sẽ bị xử lý vi phạm, còn nếu lỗi nhỏ, Hải quan sẽ yêu cầu bạn sửa hồ sơ cho đúng. Sau khi hoàn thành xong quá trình kiểm hóa, tờ khai của bạn sẽ được thông quan.
Thông quan & thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai, mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.
Như vậy là quá trình xuất khẩu một lô hàng của bạn đã được hoàn thành. Nhìn chung xuất hàng sẽ thường dễ hơn nhập hàng. Chính sách mặt hàng xuất khẩu hiện nay của nước ta vẫn đang rất thoáng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp xuất đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình.
