Bộ Chứng từ thanh toán quốc tế gồm những gì?

Với những ai làm trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa hẳn đã từng nghe tới khái niệm thanh toán quốc tế hay bộ chứng từ thanh toán quốc tế. Vậy thực tế thì thanh toán quốc tế là gì, bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế gồm các loại giấy tờ nào, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Thanh toán quốc tế là gì?

Thanh toán quốc tế được hiểu là việc thực hiện nghĩa vụ chi trả và quyền hưởng lợi về tiền tệ phát sinh trên cơ sở các hoạt động kinh tế và phi kinh tế giữa các cá nhân, tổ chức nước này với các cá nhân, tổ chức nước khác, hoặc giữa một quốc gia với một tổ chức quốc tế. Thanh toán quốc tế được thực hiện thông qua quan hệ giữa các ngân hàng của các nước liên quan.

2. So sánh các phương thức thanh toán quốc tế

2.1. Thanh toán nhờ thu (payment term of collection)

Nhờ thu là một phương thức thanh toán, trong đó người XK sau khi giao hàng thì gửi chứng từ ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng từ người NK nước ngoài.

Chứng từ nhờ thu: Theo URC 522, chứng từ nhờ thu là các chứng từ tài chính và/ hoặc chứng từ thương mại.

Chứng từ tài chính (financial documents) là hối phiếu, kỳ phiếu, séc hoặc các chứng từ tương tự nhằm mục đích chi trả.
Chứng từ thương mại (commercial documents) là hoá đơn, vận tải đơn, các chứng từ về quyền sở hữu hoặc các chứng từ tương tự hoặc bất cứ chứng từ nào không phải là chứng từ tài chính.

– Các loại nhờ thu:

Nhờ thu trơn (clean collection) là nhờ thu chứng từ tài chính không kèm chứng từ thương mại.
Nhờ thu chứng từ (documentary collection): là nhờ thu chứng từ tài chính kèm chứng từ thương mại; hoặc Chứng từ thương mại không kèm chứng từ tài chính.

2.2. Hình thức chuyển tiền qua ngân hàng

Chuyển tiền qua ngân hàng là hình thức thanh toán phổ biến. Ngân hàng thực hiện thanh toán theo ủy quyền của người cần thanh toán từ tài khoản của họ tới người được thanh toán vào tài khoản của họ (cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác) theo tổng giá trị và với thời hạn được quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận trước giữa họ.

Quy trình:

1 – Ký hợp đồng

2 – Lập các hồ sơ tương ứng tại các ngân hàng

3 – Giao hàng (các chứng từ kèm theo)

4 – Thông báo để kiểm tra tại ngân hàng. Kiểm tra số dư tài khoản, yêu cầu chuyển tiền.

5 – Chuyển tiền.

Chuyển tiền qua ngân hàng trung gian.

6 – Thông báo tiền đến trong tài khoản của người bán

2.3. Hình thức thanh toán tín dụng thư L/C

Tín dụng thư là hình thức phổ biến được sử dụng trong các hoạt động thương mại.

– Tín dụng thư là hình thức mà Ngân hàng thay mặt Người mua cam kết với Người bán hàng hoá sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người bán cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với qui định trong L/C đã được ngân hàng mở theo yêu cầu của người mua.

– Những chủ thể tham gia thực hiện các nghiệp vụ của tín dụng thư:

Người xin mở thư tín dụng chứng từ (Applicant): Người mua, người nhập khẩu hàng hóa.
Người hưởng lợi thư tín dụng (Beneficiary): Người bán, người xuất khẩu hàng hóa.
Ngân hàng mở thư tín dụng (Issuing bank): Là ngân hàng đại diện cho người mua / người nhập khẩu có thể cấp tín dụng cho người mua / người nhập khẩu.
Ngân hàng thông báo thư tín dụng: Thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở thư tín dụng hoặc ngân hàng bên bán.
Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank), ngân hàng chiết khấu (Negotiating bank), ngân hàng trả tiền (Reimbursing Bank): Các ngân hàng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào yêu cầu của người mua trong đơn xin mở L/C và sự ủy nhiệm của ngân hàng mở L/C.

3. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế

Một chứng từ thanh toán quốc tế đầy đủ nhất thường bao gồm các loại giấy tờ sau:

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế

3.1. Hợp đồng thương mại

Là hợp đồng mua bán được thống nhất sau quá trình đàm phán , được ký bởi hai bên mua và bán trong một địa điểm và thời gian nhất định. Hợp đồng xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia.

Nội dung chính trong hợp đồng thường bao gồm:

Các thông tin chung: Tên, số hợp đồng, thời gian và địa điểm ký
Thông tin về các chủ thể tham gia
Thông tin về hàng hóa: số lượng, trọng lượng, giá cả,…
Điều kiện giao hàng: phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng,…
Phương thức thanh toán đã lựa chọn
Thời hạn hiệu lực
Chữ ký đại điện các bên
Nội dung khác

3.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Do người bán phát hành dùng trong việc thanh toán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu nhằm yêu cầu người mua thanh toán đúng số tiền thể hiện trên hóa đơn thương mại.

Trên hóa đơn thương mại thường phải ghi rõ

Thông tin của người mua và người bán
Ngày tháng lập hóa đơn
Thông tin mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng,…
Thông tin cảng đi, cảng đích
Điều kiện giao hàng
Phương thức thanh toán
Ngày gửi hàng, ngày rời cảng và ngày dự kiến hàng đến.

Các loại hóa đơn thương mại:

Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice): dùng trong thanh toán sơ bộ tiền hàng, giá hàng này chỉ là giá tạm tính, việc thu tiền hàng cuối cùng phụ thuộc vào số lượng hàng hóa cuối cùng mà người bán giao.
Hóa đơn chính thức (final invoice): dùng trong lần thanh toán cuối cùng của người bán với người mua.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice): có hình thức như hóa đơn nhưng không được dùng để thanh toán. Nó thường được dùng để khai báo hải quan, xin giấy phép xuất khẩu,…
Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): Loại chứng từ với mục đích mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp hàng hóa đa dạng, nhiều chủng loại,… (chi tiết cả về giá cả hàng hóa).

3.3. Vận đơn

Vận đơn được coi là một hợp đồng vận chuyển nhằm xác định vận chuyển quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người xuất nhập khẩu. Vận đơn được lập nên bởi các đơn vị vận chuyển, mục đích xác định quyền sở hữu hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Vận đơn được in sẵn theo mẫu với những nội dung cơ bản sau:

Ở mặt trước:

Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển (Agent)
Tên và địa chỉ của người bán (Shipper)
Tên và địa chỉ của người mua (Consignee)
Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify party)
Tên tàu chở hàng, số chuyến (Vessel, voy)
Cảng xếp hàng (Port of Loading)
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
Cảng giao hàng (Port of Delivery)
Khối lượng (Measurement)
Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)
Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)
Trọng lượng gộp (Gross weight)
Số kiện (Number of package)
Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)
Số lượng bản gốc (Number of original)
Người lập vận đơn ký tên (Signature)
Các ghi chú khác.

Ở mặt sau: Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở như là một hợp đồng giữa nhà vận chuyển và nhà XNK

3.4. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List – PL)

Là loại chứng từ liệt kê chi tiết những loại hàng hóa được đóng gói.

Nội dung bao gồm:

Số, ngày lập hóa đơn
Tên, địa chỉ người bán, người mua
Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
Cảng xếp, dỡ hàng hóa
Tên tàu, số chuyến

3.5. Tờ khai hải quan

Là loại chứng từ mà chủ hàng (hoặc chủ phương tiện) phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hàng xuất nhập khẩu.

Gồm tối thiểu 3 trang A4 và tối đa là 52 trang A4, ghi chi tiết các thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu và thông tin chi tiết lô hàng.

Một lô hàng khi xuất khẩu hay nhập khẩu có thể có nhiều tờ khai.

3.6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Chứng từ này tùy theo các quy định của các quốc gia nhập khẩu và các loại hàng hóa riêng. Với những loại hàng hóa có yêu cầu các chứng từ như công văn xin nhập, công bố sản phẩm thì doanh nghiệp sẽ đính kèm theo loại chứng từ này vào bộ hồ sơ của mình.

3.7. Các loại chứng từ khác

Hối phiếu: Chứng từ do người bán phát hành, mục đích yêu cầu người mua chấp nhận trả tiền cho người bán khi 2 bên sử dụng L/C trả sau hoặc chiết khấu.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): dùng để xác nhận nguồn gốc của hàng hóa
Giấy chứng nhận bảo hiểm: dùng trong các điều kiện giao hàng như CIF, CIP – hợp đồng vận tải bắt buộc có bảo hiểm.
Các loại giấy chứng nhận liên quan tới hàng hóa như giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận trọng lượng, giấy chứng nhận chất lượng,….

4. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế do ai lập

Thông thường, các loại chứng từ thanh toán quốc tế như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,… sẽ do người bán lập.

Hợp đồng thương mại do hai bên mua và bán đàm phán đi đến ký kết hợp đồng.

Bạn có thể download hững mẫu chứng từ thanh toán quốc tế ở nhiều nơi. Nhưng thực tế bạn nên chọn những mẫu chứng từ đầy đủ và phù hợp nhất tùy vào điều kiện trường hợp kinh doanh của mình. Làm chứng từ một cách cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác và sau khi hoàn thành thì bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng, tránh những sai sót đáng tiếc trước khi nộp cho bên thứ 3.

5. Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán quốc tế

Những giao dịch liên quan tới LC cần sự chắc chắn và chi phí cao, doanh nghiệp cần biết cách kiểm tra bộ chứng từ khi mở LC để không xảy ra sai sót đáng có.

Để kiểm tra bộ chứng từ thanh toán LC thì ta có rất nhiều cách. Cụ thể như sau

Soạn thảo và Kiểm tra Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange)
Kiểm tra Hóa đơn thương mai (Commercial Invoice)
Soạn thảo và Kiểm tra vận đơn đường biển / hàng không (Bill of Lading / Air wayBill)
Soạn thảo và Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate)

Việc kiểm tra tính hợp lý của bộ chứng từ này rất quan trọng, đối với người xuất khẩu sẽ giúp hạn chế việc tu sửa LC, tránh phát sinh chi phí, còn đối với người nhập khẩu giúp nhận đúng chứng từ, hạn chế những khó khăn xảy ra trong quá trình thông quan nhập khẩu, hưởng ưu đãi thuế quan nhập khẩu.

Bài viết trên đây phần lớn đã giải quyết được các thắc mắc của các bạn về thanh toán quốc tế và bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế. Việc thực hiện làm các chứng từ này rất quan trọng, các doanh nghiệp phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác và kiểm tra kỹ lưỡng, tránh xảy ra những sai sót đáng tiếc.